نرم افزار جامع خدمات پس از فروش


1-ابزار:
این گزینه از منوی برنامه یکی از اصلی ترین گزینه های برنامه است که شامل موارد زیر می باشد:
  • تغییر کلمه عبور
  • مدیریت انتقادات و پیشنهادات
  • راهبری برنامه
تغییر کلمه عبور:

با استفاده از این گزینه هر کاربر می تواند کلمه عبور خود را تغییر دهد. پیشنهاد سیستم به کاربران این است که در فواصل سه ماهه با استفاده از این گزینه کلمه عبور خود را تغییر دهند

مدیریت انتقادات و پیشنهادات:

این نرم افزار دارای سیستم انتقادات و پیشنهادات می باشد که هر کاربری بدون نام کاربری و رمز عبور می تواند وارد گزینه انتقادات و پیشنهادات شود و نظرات خود را ثبت کند. با استفاده از این گزینه می توان کلیه نظرات را مشاهده کرد و مورد بررسی قرار داد.

راهبری برنامه:

این گزینه که از کلیدی ترین قسمت های برنامه می باشد که اطلاعات زیر ساختی برنامه در این قسمت وارد می شود و قابل دسترس برای ادمین سیستم می باشد که شامل:

  • تعریف کاربران سیستم
  • مشاهده کاربران آنلاین و قفل
  • تعریف سطوح دسترسی
  • تعریف رمز عبور اولیه و بازیابی رمز عبور در صورت فراموشی کاربر
  • تعریف نمایندگان و اطلاعات آنها
  • آزاد کردن قفل کاربران که در صورت اشتباه وارد کردن مکرر رمز یا تلاش برای ورود به پورتال کاربر به صورت غیر مجاز رخ می دهد
  • ایجاد فایل های آموزشی قابل دانلود برای نمایندگان
  • امکانات ویژه برنامه نویسی جهت گرفتن گزارشات خاص

2 اطلاعات پایه:
این قسمت که شامل اطلاعات پایه سیستم می باشد که به طور مستقیم قابل دسترس بوده و همچنین در قسمت های مختلف برنامه مثل صدور فاکتور ، انبار ، پذیرش ، حسابداری و ... به صورت غیر مستقیم مورد استفاده قرار می گیرد. کلیه موارد ویرایش این قسمت ها تنها در اختیار ادمین سیستم می باشد و شامل موارد زیر می باشد:
  • لیست محصولات
  • لیست عیوب
  • لیست قطعات
  • لیست نمایندگان
  • افزودن سریال گروهی
  • لیست سریال ها
لیست محصولات:
در این قسمت محصولات مجموعه به همراه کد محصول در انبار ، مدل محصول و شرح فنی محصول وارد شده و همه آنها قابل جستجو و مشاهده می باشند.
لیست عیوب:
درختچه عیوب که در واقع FAQ تخصصی شرکت می باشد که هم راهنمای سرویس کاران جهت پیدا کردن عیب و عامل عیب دستگاه در هنگام تعمیر می باشد و هم عامل اصلی گزارش گیری دستگاه ها براساس نوع خرابی و نام خرابی و شرح عیب می باشند. کلیه عیوب قابل جستجو و مشاهده و قابل کسر اضافه می باشد.
لیست قطعات:
این لیست شامل لیست کل قطعات یدکی شرکت بر اساس کد فنی منحصر به فرد قطعه ، نام قطعه و شرح فنی قطعه می باشد. کلیه قطعات قابل جستجو و مشاهده می باشند و قابلیت تعریف قطعه جدید نیز وجود دارد.
لیست نمایندگان:
در این قسمت کلیه نمایندگان شرکت به همراه آدرس و اطلاعات تماس آنها قابل مشاهده و جستجو می باشند. همچنین نمایندگان جدید در این قسمت قابل تعریف می باشند.
افزودن سریال گروهی:
قسمت تامین یا تولید شرکت موظف است آمار واردات یا تولید خود را به همراه سریال های انها به واحد خدمات پس از فروش اعلام نماید تا در این بخش وارد شده و مدت زمان گارانتی محصولات نیز وارد شود تا تنها محصولات شرکت با سریال خاص برای شرکت قابل شناسایی بوده و تنها به این محصولات سرویس داده شود. به همراه سریال های ورودی نوع دستگاه و توضیحات و تاریخ تولید نیز ثبت می گردد. کلیه اطلاعات ورودی قابل جستجو و گزارش گیری می باشد.
لیست سریال ها:
در این بخش می توان سریال مورد نظر را جستجو و مشاهده کردو مدت زمان ضمانت موارد خاص را کم یا زیاد کرد.

3-صدور فاکتور:
اساس کار سیستم های خدمات پس از فروش بر صدور فاکتورهای نصب و گارانتی و نقدی می باشد که بسته به نوع فاکتور اطلاعات دقیق و مختلفی در سیستم ثبت می گردد که شامل گزینه های زیر می باشد:
  • صدور فاکتور نصب
  • صدور فاکتور گارانتی
  • درخواست نقدی قطعه
صدور فاکتور نصب:

بعد از نصب دستگاه مورد نظر توسط نماینده فاکتور نصب در قسمت مذکور ثبت شده و اطلاعاتی از قبیل شماره فاکتور کاغذی شرکت (که باید در اسناد شرکت به صورت تجمیعی بایگانی شود)، شماره کارت گارانتی، شماره سریال دستگاه نصب شده،مدل دستگاه، مشخصات و اطلاعات تماس مشتری در سیستم ایجاد میشود. بر اساس این فاکتور و شماره سریال دستگاه، گارانتی دستگاه از تاریخ نصب که توسط سیستم به صورت اتوماتیک وجود دارد به مدت معیتن که در قسمت سریال ها وارد شده است، شروع می شود.

صدور فاکتور گارانتی:

به محض بروز مشکل فنی در دستگاه که در طول دوره گارانتی قرار دارد نماینده با مراجعه حضوری مشکل دستگاه را تشخیص داده که یا بدون قطعه حل می شود یا از شرکت درخواست قطعه می کند مه در این قسمت ثبت می شود.اطلاعاتی نظیز محل تعمیر، شماره فاکتور سه برگی، کد عیب (که از لیست عیوب شرکت خوانده می شود)، مدل دستگاه و مشخصات مشتری ثبت شده و در صورت نیاز به قطعه، قطعه ی مورد نیاز هم با ثبت از شرکت درخواست می شود.

درخواست نقدی قطعه:

چنانچه دستگاهی دچار مشکل شده و گارانتی دستگاه به پایان رسیده باشد در این قسمت قطعه مورد نیاز به صورت نقدی توسط نماینده درخواست شده و بر اساس سقف اعتبار در حساب نماینده قرار داده می شود یا هزینه پرداخت شده و قطعه دریافت می شود.



4-گزارشات:
این قسمت تنها مختص نمایندگان و سرویسکاران شرکت می باشد که شامل قسمت های ذیل می باشد:
  • گزارشات مالی
  • نتایج نظرسنجی
گزارشات مالی:

هر نماینده می تواند حساب خود را به تفکیک بازده تاریخ بر اساس نوع کارکرد خود مشاهده کند و در نهایت مانده طلب یا بدهی خود را در پایین صورت حساب مشاهده کند. در این قسمت جمع کل مبلغ فاکتورهای نصب، جمع کل مبلغ فاکتورهای گارانتی، جمع قطعات نقدی خریداری شده و مبلغ داغی قطعات گارانتی توسط سرویس کار قابل مشاهده می باشد.

نتایج نظرسنجی:

در این قسمت هر نماینده می تواند نتایج حاصل از نظر سنجی خود را به تفکیک مشاهده کرده و اقدامات اصلاحی در جهت جبران نقایص انجام دهد.



5-مدیریت مالی:

با توجه به کلیدی بودن حسابداری در فضای کسب و کار، در این بخش مدیریت حساب های نمایندگان در دو قسمت زیر ایجاد شده است:

  • مدیریت دریافت و پرداخت
  • وضعیت مالی نمایندگان
مدیریت دریافت و پرداخت:

چنانچه خواسته باشیم حساب پرداختی نمایندگان یا پول های واریزی آنها بابت خرید قطعات در سیستم ثبت شود، در این بخش قابل دسترس می باشد. همچنین این حساب های پرداختی در قسمت مدیریت مالی نمایندگان قابل مشاهده می باشد. این قسمت تنها برای کاربر با دسترسی حسابداری و ادمین سیستم قابل دسترس می باشد.

وضعیت مالی نمایندگان:

چنانچه خواسته باشیم به صورت لیست مانده حساب بدهی یا طلب سرویس کاران را جهت تسویه حساب مشاهده و به قسمت مالی ارجاع دهیم، در این بخش این اطلاعات با امکان جستجو نمایندگان قابل دسترس برای کاربر با دسترسی حسابداری و ادمین سیستم می باشد.



6-مدیریت فاکتور:
جهت مشاهده کلیه فاکتورهای صادره از سوی نمایندگان و گرفتن گزارشات مورد نیاز و کاربردی توسط ادمین سیستم این قسمت مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین کلیه تایید فاکتورها توسط ادمین و دادن اجرت سرویس نیز در این قسمت انجام می گیرد.که شامل بخش های زیر می باشد:
  • مدیریت فاکتورهای نصب
  • مدیریت فاکتورهای گارانتی
  • مدیریت درخواست های نقدی
  • قطعات درخواستی گارانتی
  • مدیریت پذیرش
مدیریت فاکتورهای نصب:
در این قسمت کلیه فاکتورهی نصب به همراه اطلاعاتی نظیر شماره فاکتور، شماره کارت گارانتی، تاریخ نصب، نام نماینده و مدل محصول به صورت لیست نمایش داده می شود که با انتخاب شماره فاکتور وارد هر فاکتور شده و جزئیات فاکتور و مشخصات صاحب دستگاه قابل مشاهده می باشد و قابل تائید شدن و اجرت دهی می باشد. این قسمت تنها برای ادمین سیستم قابل مشاهده می باشد. همچنین می توان گزارش های کاملی از این قسمت جهت ارائه به قسمت های مختلف آماده کرد.از نمونه گزارشات می توان به تعداد نصب ها به صورت منطقه ای، بر اساس مدل دستگاه، تاریخ اشاره کرد. کلیه آمار قابل ارجاع به اکسل می باشند.
مدیریت فاکتورهای گارانتی:

در این قسمت کلیه فاکتورهی تعمیر گارانتی به همراه اطلاعاتی نظیر شماره فاکتور،تاریخ نصب، نام نماینده و مدل محصول به صورت لیست نمایش داده می شود که با انتخاب شماره فاکتور وارد هر فاکتور شده و جزئیات فاکتور و مشخصات صاحب دستگاه و قطعات مورد نیاز جهت تعمیر قابل مشاهده می باشد و قابل تائید شدن و اجرت دهی می باشد. این قسمت تنها برای ادمین سیستم قابل مشاهده می باشد. همچنین می توان گزارش های کاملی از این قسمت جهت ارائه به قسمت های مختلف آماده کرد.از نمونه گزارشات می توان به تعداد سرویس های گارانتی به صورت منطقه ای، بر اساس مدل دستگاه، تاریخ، نوع خرابی و قطعات مصرفی اشاره کرد. کلیه آمار قابل ارجاع به اکسل می باشند.

مدیریت درخواست های نقدی:

کلیه قطعات نقدی درخواست شده توسط نمایندگان جهت تعمیر دستگاه های فاقد گارانتی در این قسمت قابل مشاهده، قیمت گذاری و تائید می باشد. گزارش های قطعات مصرفی در این قسمت قابل ارائه و ارجاع به اکسل می باشند.

قطعات درخواستی گارانتی:

چنانچه خواستار دیدن قطعات درخواستی جهت فاکتور گارانتی می باشید در این قسمت می توانید به آن دست بیابد که جهت دسترسی سریع به قطعات جهت تائید می باشد.

مدیریت پذیرش:

سیستم جامع خدمات پس از فروش دارای برنامه رابط پذیرش می باشد که به محض تماس مشتری با شرکت اطلاعات وی در برنامه رابط ثبت شده و بر روی سرور ذخیره می شود. کلیه اطلاعات پذیرش در قسمت مدیریت پذیرش ثبت شده و قابل جستجو و پیگیری می باشند.



7-ارتباط با مشتری (CRM):
با توجه به اصول بازاریابی جدید و رعایت تکنیک های ارتباط با مشتری به کلیه شرکت ها توصیه می شود به صورت مداوم با مشتری خود در ارتباط باشند. بر همین اساس در این سیستم نظر سنجی مشتریان به صورت کلی قابل ارائه و قابل تغییر با توجه به نظرات شرکت ها می باشد که شامل بخش های زیر می باشد:
  • ارتباط با مشتری نصب
  • ارتباط با مشتری گارانتی
  • امتیازات نمایندگان

ارتباط با مشتری نصب:

در این قسمت بعد از تائید فاکتورهای نصب توسط ادمین سیستم در این قسمت قابل مشاهده و آماده نظر سنجی می باشند. هر فاکتور به صورت جداگانه با تماس مستقیم بر اساس اطلاعات نصب نماینده نظرسنجی می شود و سوالاتی با توجه به نساز شرکت طراحی شده و از مشتری پرسیده می شود و گزینه های مربوطه برای هر سوال انتخاب می شود.


ارتباط با مشتری تعمیر گارانتی:

در این قسمت بعد از تائید فاکتورهای تعمیر گارانتی توسط ادمین سیستم در این قسمت قابل مشاهده و آماده نظر سنجی می باشند. هر فاکتور به صورت جداگانه با تماس مستقیم بر اساس اطلاعات ثبت شده از نماینده نظرسنجی می شود و سوالاتی با توجه به نساز شرکت طراحی شده و از مشتری پرسیده می شود و گزینه های مربوطه برای هر سوال انتخاب می شود.


امتیازدهی نمایندگان:

یکی از ویژگی های سیستم امتیاز دهی یا محاسبه درصد رضایت نمایندگان از دیدگاه مشتری می باشد که بر اساس سوالات نظر سنجی و امتیازات کسب شده هر سوال و فاکتورهای دیگر نظیر حجم کار و سیستم شکایات نمره ای به نمایندگان داده شده که یکی از عوامل ارزیابی نمایندگان می باشد مه هر نماینده می تواند نتایج نمرات خود را در نتایج نظر سنجی خود مشاهده کند و تشویقات و تنبیهاتی بر این اساس در نظر گرفته شود.



8-انبار
واحد خدمات پس از فروش هر شرکت بدون داشتن انبار قطعات یدکی به واحدی بدون کارایی تبدیل می شود. لذا داشتن انباری هوشمند از ویژگی های این سیستم می باشد و قابل دسترس برای کاربری انبار ادمین سیستم می باشد که دارای قسمت های ذیل می باشد:
  • گزارش موجودی انبار
  • شارژ موجودی انبار
  • ارسال قطعات گارانتی
  • ارسال قطعات نقدی
  • دریافت قطعات

گزارش موجودی انبار:

در این قسمت کلیه قطعات یدکی به همراه کد فنی و تعداد و نقطه سفارش قابل مشاهده می باشد. همچنین کلیه قطعات قابلیت جستجو بر اساس کد فنی و نام را دارا می باشند.

شارژ موجودی انبار:

جهت کسر و اضافه نمودن موجودی قطعات بر اساس نوع اصلاحات یا موجودی از این بخش استفاده می گردد.


ارسال قطعات گارانتی:

قطعات درخواستی بر روی فاکتور گارانتی پس از تائید در این بخش آماده ارسال بوده و با وارد کردن شماره ارسال و وسیله ارسال، ارسال شده و موجودی آن به صورت خودکار کاهش خواهد یافت.


ارسال قطعات نقدی:

قطعات درخواستی بر روی درخواست های نقدی پس از تائید در این بخش آماده ارسال بوده و با وارد کردن شماره ارسال و وسیله ارسال، ارسال شده، در حساب نماینده ثبت شده و موجودی آن به صورت خودکار کاهش خواهد یافت.


دریافت گارانتی:

چنانچه قطعه به صورت گارانتی برای نماینده ارسال شود قیمت ریالی قطعه در حساب نماینده قرار می گیرد و به محص دریافت داغی یا مرجوع قطعه از حساب وی خارج می شود. در این قسمت کلیه قطعات ارسالی گارنتی منتظر دریافت داغی یا مرجوع می باشند تا از حساب نمایندگی خارج شود.


9-تعمیرگاه مرکزی:
چنانچه دستگاهی جهت تعمیر نیاز به ارسال به شرکت را داشته باشد بعد از تائید خاص خود در این بخش قابل مشاهده و پیگیری می باشند.

10 مرکز دانلود:
در این قسمت کلیه فایل ها و اصلاحیه های آموزشی شرکت به تفکیک قابل دسترسی و دانلود تنها برای نمایندگان می باشد.

11 برنامه رابط پذیرش:
این برنامه رابط که به صورت فایل جدا بر بستر اینترنت طراحی شده است برای و تمام اطلاعات بر روی سرور اصلی برنامه ذخیره می گردد. در این قسمت از برنامه کلیه اطلاعات تماس و مشخصات مشتری و نوع دستگاه ها گرفته شده و نماینده مربوطه از لیست نمایندگان انتخاب شده و ثبت می گردد. همچنین امکاناتی نظیر پیامک ارجاع به مشتری و نماینده و همچنین پیامک کنسلی در این برنامه پیش بینی شده است.

12 برنامه شکایات:
این قسمت از برنامه نیز همانند پذیرش به صورت فایل جدا بر بستر اینترنت طراحی شده است برای و تمام اطلاعات بر روی سرور اصلی برنامه ذخیره می گردد. شکایات مشتری در این قسمت به همراه مشخصات مشتری، علل شکایت ، نتیجه شکایت و جزئیات دیگر ثبت شده و کلیه شکایات قابل چاپ و گزارش گیری می باشند.چنانچه عامل شکایت نماینده شناخته شود این عامل به صورت خورکار و بر اساس نوع تعریف شرکت در نتیجه نظرسنجی وی تاثیر منفی خواهد گذاشت.

برای مشاوره تهیه نرم افزار و پیاده سازی با ما در تماس باشید