نکات مهم در مورد برگه پذیرش خدمات پس از فروش

حتما تا به حال با این مسئله مواجه شده اید که دستگاه خود را که بر اثر بروز عیب به واحد های ارائه دهنده خدمات پس از فروش برده اید یا برای تعمیر به تعمیرگاه مراحعه کرده اید. در این پروسه بعد از تحویل دستگاه برگه ای به عنوان برگه پذیرش  داده می شود. در واقع برگه پذیرش به همراه برگه گارانتی مانند قرارداد مشتری با شرکت ارائه دهنده کالا می باشد که به عنوان یک سند قانونی قابلیت پیگیری دارد. در این مقاله بررسی میکنیم که چه اطلاعاتی بر روی این برگه باید وجود داشته باشد تا بتوان کیفیت خدمات پس از فروش را بهینه کرد. 

• تاریخ و مشخصات زمانی تحویل دستگاه
تاریخ دستگاه کمک میکند مدت زمان تعمیر دستگاه از زمان تحویل تا درست شدن دستگاه محاسبه شود و در صورت داشتن مدت زمان تعمیر این زمان ها را محاسبه و گزارشگیری کرد. به عنوان مثال برندی ممکن است در تبلیغات خود بگوید تعمیر و گارانتی تنها در 48 ساعت. با ثبت زمان در برگه پذیرش زمان تعمیر قابل محاسبه خواهد بود.

• مشخصات فردی شخص تحویل دهنده و مشخصات صاحب دستگاه
باید در برگه تعمیرات مشخصات فرد تحویل دهنده و صاحب دستگاه ثبت شود. در بیشتر مواقع صاحب دستگاه و تحویل دهنده یک فرد است. در این مواقع لازم است که دستگاه بعد از تعمیر از لحاظ قانونی به فرد تحویل دهنده یا نماینده قانونی وی تحویل شود. چنانچه چنین اتفاقی نیفتد مالک دستگاه میتواند ادعای خسارت کند.

• مشخصات کامل دستگاه و عیوب از نظر مشتری
در برگه پذیرش باید مشخصات کامل دستگاه ثبت شده و عیب مورد نظر مشتری نیز ثبت شود. عیوب ظاهری دستگاه باید به صورت مکتوب در بیاید یا اگر از نرم افزار خدمات پس از فروش با امکان ثبت فایل به پذیرش استفاده میکنید حتما عکس دستگاه را به پذیرش مربوطه پیوست کنید. 

• داشتن یا نداشتن گارانتی
اینکه دستگاه شامل گارانتی میباشد یا خیر و دلیل عدم گارانتی نیز باید ثبت شود. دلایل عدم گارانتی می تواند انقضای گارانتی یا موارد نقض گارانتی باشد که در برگه گارانتی به صراحت ذکر شده است. داشتن یا نداشتن گازانتی و رساندن آن به تایید مشتری میتواند خیلی از مشکلات را در هنگام تحویل کم کند. ممکن است یک دستگاه دارای گارانتی زمانی باشد ولی الزامات گارانتی را که معمولا در برگه گارانتی وجود دارد را نقض کرده باشد. مثلا دستگاهی که دچار ضربه خوردگی، شکستگی یا نوسانات برق شده باشد. آگاهی فرد تحویل دهنده از این امر باعث کاهش درگیری بین مشتری و واحد خدمات پس از فروش می شود.

• متعلقات دستگاه
در هنگام پذیرش باید متعلقات دستگاه مثل کابل برق یا کنترل دستگاه که امکان گم شدن دارند نیز ثبت شود تا در موقع تحویل به صورت کتمل تحویل شود. این امر در صنایع خودرو بسیار رایج است. وسایل و متعلقاتی مثل زاپاس یا پنل ضبط و ... که در هنگام تحویل از وجود آنها مطمئن شد و در برگه پزیرش ثبت گردد و آن را با گرفتن امضا به تایید تحویل دهنده برسانید.

• بازدید ظاهری
علاوه بر عیوب اظهار شده از طرف مشتری، باید فرد تحویل گیرنده عیوب اولیه ظاهری را چک کرده و در برگه پذیرش ثبت کند. اگر سیستم پذیرش نرم افزار خدمات پس از فروش دارای آرشیو الکترونیک میباشد چنانچه عکس عیوب ظاهری ضمیمه شود بهتر می باشد. 

• مهر تعمیرگاه و امضای فرد تحویل دهنده
باید از برگه پذیرش به صورت دستی با اکترونیکی امضا شود و در دو نسخه مشتری و تعمیرگاه نحویل شود. این برگه مانند یک قرارداد و برگه قانونی و قابل پیگیری می باشد. که چنانچه اتفاقی برای دستگاه بیفتد با این برگه ها می توان پیگیری کرد.

در حالت کلی موارد مهم برگه پذیرش موارد بالا می باشد که قابل بررسی و گزارشگیری می باشد. حتی مشتری نیز می تواند در صورت عدم نارضایتی از سرویس تعمیر مورد نظر با این برگه شکایت خود را انجام دهد. 
از مراجع رسیدگی کننده به شکایات واحد های خدمات پس از فروش می توان به سازمان حمایت از حقوق مصرف کننده و سازمان صنعت و معدن نام برد که کاملا این مسائل را پیگیری کرده و اعمال قانون می کنند. 
شرکت آریا تدبیر ذهن با سالها تجربه در زمینه استقرار سیستم ها و نرم افزار خدمات پس از فروش ارائه دهنده نرم افزار های جامع خدماتت پی از فروش در سطوح مختلف می باشد.