يکي از سوالات متداول در شرکت ها و سازمان هاي داراي واحد خدمات پس از فروش اين است که قيمت اين نرم افزار ها چقدر است و يکي از ملاک هاي اصلي در خريد نيز همين نکته مي باشد. پرداختن به اين موضوع نيازمند اطلاع از چندين موضوع مي باشد که در اين مقاله به اين موارد مي پردازيم.

در ابتدا بايد نرم افزار هاي خدمات پس از فروش را دسته بندي کنيم. در حالت کلي اين نرم افزار ها به دو دسته کلي تقسيم مي شوند:

• 1-نرم افزار هاي داخلي:

  منظور از نرم افزار هاي داخلي، نرم افزار هايي هستند که تمام ساز و کار آنها در داخل مجموعه سازمان قابل انجام مي باشد وتعداد کاربراني که در اين واحد کار ميکنند ممکن است در قيمت سيستم تاثير گذار باشد که اين امر به سياست مجموعه فروشنده نرم افزار بستگي دارد. اين سبک نرم افزار  بر روي شبکه داخلي شرکت پياده سازي مي شود و معمولا بر روي سرور مرکزي شرکت بارگزاري مي شود. بنابراين چنانچه بستر شبکه در مجموعه اي وجود نداشته باشد هزينه سرور و شبکه کردن نيز اضافه خواهد شد.

              از مزاياي اين سيستم مي توان به اطمينان از وجود اطلاعات در داخل مجموعه و عدم نياز به اينترنت نام   برد.

   از معايب اين سيستم مي توان به عدم دسترسي به اطلاعات از خارج مجموعه، ارسال و مراسلات فاکتور جهت انجام امور مالي به دفعات زياد، استفاده زياد از کاغذ و ابزار هاي قديمي نظير فکس جهت سفارشات، خطاي انساني و هزينه هاي راه اندازي و شبکه اشاره کرد

  اين گونه نوع از سيستم معمولا به دو سطح تقسيم مي شود که کاملا به بزرگ و کوچک بودن خدمات مربوط مي شود:

   

1. نرم افزار هاي کوچک: اين دسته نرم افزار ها معمولا براي شرکت هاي خدماتي با 1 الي 5 نيرو مناسب مي باشد و داراي اين زير سيستم ها مي باشد: پذيرش و ارجاع، انبار، قسمت تعميرگاه يا نمايندگي و حسابداري مي باشد. اين سيستم ها معمولا بسته به سياست هاي فروش و سطح و امکانات شرکت ها بين 3 تا 6 مليون تومان قيمت گذاري مي شوند. به اين هزينه ها ممکن است هزينه شبکه و استقرار نيز اضافه شود.
2. نرم افزار هاي بزرگ که براي مجموعه هاي بزرگ تر مناسب مي باشد و براي شرکت هايي با نيروي بالاي 5 نفر مناسب مي باشد که هر نيرو پست هاي مختلف خدمات را بر عهده دارد و شامل قسمت هاي زير مي باشد: روابط عمومي، پذيرش و ارجاع، سيستم کنترل حساب و تعداد کار نماينده يا تعميرکار، کارتابل هاي ارجاع، سناريو هاي خدمات، بخش هاي تعمير گاه و نمايندگي، کارت گارانتي وتوليد، انبارها، مالي و حسابداري، کنترل کيفيت و ارتباط با مشتريان. اين نرم افزار ها بسته به تعداد کاربر و سياست هاي فروش و امکانات برنامه بين 6 تا 15 مليون قيمت گزاري مي شوند. و ممکن است هزينه هاي شبکه و استقرار نيز اضافه شود.

    

• 2-نرم افزار هاي تحت وب:

اين دسته از نرم افزار هاي خدمات پس از فروش در سطحي بزرگتر ارائه مي شود و معمولا براي شرکت ها و سازمان هايي که داراي خدمات پس از فروش برون سازماني هستند و داراي مراحل نصب و گارانتي هستند مناسب مي باشند. به طور مثال شرکتي که داراي 500 نماينده خدمات در کل ايران مي باشد و کليه درخواست ها و اطلاعات مالي و گزارشات از اين طريق مبادله مي شود. کليه امور مربوط به روابط عمومي، پذيرش، حسابداري، کنترل گارانتي هاي مختلف، توليد کارت هاي گارانتي، حسابداري و مالي، انواع انبار هاي قطعات، هپي کال، تعميرگاه هاي برون سازماني و اطلاعات ارسال و مراسلات و ... در ايت سيستم انجام مي شود.

از معايب اين سيستم مي توان به وابستگي آن به اينترنت اشاره کرد که در صورت قطع شدن کار مختل خواهد شد و بسته به نوع سيستم مي تواند کند يا سريع باشد.

از مزاياي آن مي توان به حذف کاغذ، کاهش خطاي انساني، کاهش هزينه هاي نيروي انساني و تقسيم وظايف بر روي نمايندگان، اضافه شدن سيستم هاي تحت سيستم عامل هاي گوشي در صورت نياز، کاهش ارسال مراسلات فاکتور ها، کاهش درگيري هاي مالي بين شرکت و نمايندگان و افزايش کيفي خدمات اشاره کرد. همچنين از عدم نياز به شبکه داخلي و بارگزاري ديتا بر روي سرور هاي بيروني اشاره کرد که در کاهش هزينه ها بسيار پر اهميت است.

قيمت اين نرم افزار ها بسته به تعداد نمايندگان و ماژول هاي مورد نياز مي تواند بين 20 مليون تا 50 ميليوم تومان قيمت داشته باشد.

در نهايت اين نکته بسيار حائز اهميت مي باشد که نياز سنجي سيستم انجام گيرد و سيستم مناسب با مجموعه تهيه شود و نرم افزار خدمات پس از فروشي تهيه شود که تا 80 درصد منطبق بر سيستم شما باشد. تهيه سيستم هاي بزرگتر براي زيرساخت هاي کوچک يا بالعکس نه تنها باعث بهبود فرآيند ها نمي شود بلکه باعث افزايش درگيري هاي سيستم مي شود. بنابراين در ابتدا بايد سيستم هاي نرم افزاري را کاملا شناسايي کنيد و در جلسات شناخت سيستم مورد نياز خود را سفارش دهيد.

نرم افزار خدمات پس از فروش با کاهش حجم کار نيرو هاي خدمات پس از فروش اين امکان را به وجود مي آورد تا اين واحد هاي خدماتي بر روي افزايش کيفيت خود کار کنند و در نهايت باعث افزايش فروش از طريق ايجاد مشتري وفادار شوند.