نرم افزار خدمات پس از فروش ژیرا سیستم (ویژه شرکت ها)

تحول خدمات پس از فروش، تضمين تداوم فروش

 

چرا نرم افزار خدمات پس از فروش

در سال هاي اخير و با رقابتي شدن فضاي کسب و کار، فاکتور هاي مختلفي وارد اين فضا شده است. استفاده از نيروهاي مجرب و کار آزموده در سيستم فروش، بهبود کيفيت، کمپين هاي تبليغاتي و بسياري از موارد ديگر باعث افزايش فروش و درآمد شرکت ها شده است. حال اين سوال پيش مي آيد، آيا مشتري حاضر است بعد از خريد اول خود مجددا از برند ما خريد کند؟ اين سوال يکي از کليدي ترين سوال ها در تداوم فروش مي باشد. در واقع مهم ترين بخش در ادامه حيات يک کسب و کار، عمليات بعد از فروش کالا مي باشد که باعث مي شود مشتريان وفادار به سيستم را ايجاد کنيم. خدمات پس از فروش به کليه کارها و اقداماتي گفته مي شود که باعث ايجاد مشتري وفادار ميشود. مشترياني که با ادامه خريد خود از شرکت و تبليغات کلامي روند رو به رشد شرکت ها را تسريع مي کنند. در اين ميان کليه اقدامات و کارهاي بعد از فروش کالا بايد قابليت ثبت، برنامه ريزي و گزارش گيري باشد تا بتوان تصميمات کليدي براي ادامه حيات کسب و کار اتخاذ کرد که اين بستر در مجموعه نرم افزار خدمات پس از فروش گردآوري مي شود. در واقع نرم افزار خدمات پس از فروش با روند ايجاد مشتري وفادار و افزايش رضايتمندي مشتريان حيات سازمان ها را رقم مي زند.

 

ژيرا سيستم در يک نگاه

نرم افزار خدمات پس از فروش ژيرا سيستم، مخصوص شرکت هاي توليدي و بازرگاني داراي کالاي بادوام مي باشد که داراي خدمات بعد از فروش مي باشد. اين نرم افزار به صورت تحت وب مي باشد که ديتاي آن بر روي وب بارگزاري شده و قابليت دسترسي به آن از طريق انواع مرورگر بر روي انواع وسايل ارتباطي نظير دسکتاپ، لپ تاپ، تبلت و موبايل مي باشد. ژيرا سيستم داراي پذيرش، سيستم شکايات،کارتابل نمايندگان، سيستم تيکت گذاري، اپليکيشن اندرويد، کنسول پيامک، اطلاعات پايه و کدينگ اطلاعات، نمايندگي ها، صدور کارت گارانتي، ماژول دسترسي نمايندگان، حسابداري خدمات پس از فروش، انواع انبارها و عمليات انبار، نظرسنجي يا هپي کال، صدور فاکتور،فروش قطعات، مديريت فاکتور، سرويس دوره اي و انواع گزارشات مي باشد.


پذيرش

 در واحد خدمات پس از فروش کليه مکاتبات بين مشتري و خدمات شامل ايميل،مراجعه حضوري، فکس، پيامک و تماس تلفني توسط واحد روابط عمومي دريافت شده و در کنسول پذيرش نرم افزار ثبت مي گردد. اين کنسول داراي ويژگي هاي ذيل مي باشد:

  • ثبت اطلاعات مشتري شامل نام، تلفن و موبايل، آدرس
  • ثبت مشخصات دستگاه شامل برند، نوع و نام دستگاه از ليست کد شده اطلاعات پايه
  • ثبت عيوب اظهار شده از طرف مشتري
  • قابليت ثبت چندين دستگاه در يک پذيرش
  • قابليت تشخيص منطقه جغرافيايي از روي شماره ثابت
  • صدور شماره پيگيري اتوماتيک براي مشتري، سرويسکار و سيستم
  • قابليت جستجوي سريع با هر فيلد از کل جدول
  • قابليت گزارشگيري روي تاريخ
  • ارجاع سرويس به نماينده در کارتابل نماينده يا سرويسکار
  • ارجاع پيامکي سرويس به سرويسکار
  • اعلام ثبت پذيرش به مشتري از طريق پيامک
  • قابليت تنظيم اطلاعات ارسالي براي مشتري و نماينده از طريق پيامک
  • قابليت دريافت پيامک هاي دريافتي
  • قابليت دريافت وضعيت سرويس از نماينده از طريق اپليکيشن
  • قابليت تعريف وضيعت هاي مختلف سرويس در پذيرش و اپليکيشين

 

کنسول شکايات

يکي از گزينه هاي بسيار مهم براي شرکت هاي توليدي و بازرگاني، مبحث گواهينامه هاي استاندارد ايزو مي باشد. گواهينامه هاي ايزو 10002 و 10004 که در مورد در مورد آناليز شکايات مشتري و ميزان رضايتمندي مشتريان مي باشد از کليدي ترين خواسته هاي شرکت ها مي باشد. کنسول شکايات مشتري که بر اساس استاندارد هاي ايزو طراحي شده است کليه شکايات، عوامل و نتايج آن را در نرم افزار خدمات پس از فروش ثبت کرده، گزارشگيري مي کند و در نمره دهي نمايندگان استفاده مي شود.

از ويژگي هاي اين کنسول مي توان به موارد ذيل اشاره کرد:

  • امکان تعريف وضعيت هاي مختلف شکايات
  • امکان تعريف عوامل شکايت
  • ثبت شکايت، نتايج و پيگيري ها
  • امکان نمره دهي منفي شکايت و دخيل کردن در نمره نمايندگان

 

سيستم تيکت گذاري:

در دنياي تجارت امروزه ارتباط بين مشتريان و افراد بيرون سازمان با مسئولين سازمان ديگر مانند سابق به صورت نامه نگاري يا مراجعه نيست بلکه در راه حل هاي نوين مشتريان مي توانند از راه دور و بر بستر اينترنت با قسمت هاي مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند. اين راه حل ارتباطي که سيستم تيکت گذاري معروف است در سازمان هاي خدمات پس از فروش باعث سهولت کار شده و ارتباط بين مشتري و واحد خدمات پس از فروش را نزديکتر مي کند.

برخي از ويژگي هاي اين سيستم به شرح زير مي باشد:

  • امکان استفاده از اين سيستم براي نمايندگان خدمات پس از فروش بر روي پرتال خود
  • امکان استفاده مشتريان شرکت بر روي وب پيج خدمات يا وب سايت شرکت
  • قابليت ثبت نام  کاربري بر روي سيستم براي مشتريان
  • امکان درخواست سرويس به تفکيک نوع محصول و نوع سرويس به همراه اطلاعات مشتري مثل نام، آدرس و شماره تلفن
  • امکان دريافت پيامک از سيستم پس از ثبت درخواست
  • امکان مشاهده وضعيت تيکت در پرتال و اعلان تغيير وضعيت با پيامک


اپليکيشن خدمات پس از فروش:

با پيشرفت تکنولوژي و استفاده از نرم افزار بر بستر گوشي هاي هوشمند، شرکت آريا تدبير ذهن نرم افزار تحت اندرويد خود را براي ارتباط بهتر بين نمايندگان شرکت و واحد خدمات پس از فروش توليد کرده است. با استفاده از اين اپليکيشن اختلاف بين نمايندگان، شرکت و مشتريان بر سر انجام نشدن يا دير انجام شدن سرويس به حداقل رسيده و کيفيت انجام سرويس ها به حداکثر مي رسد.

برخي ويزگي هاي اين سيستم:

  • امکان برقراري بر بستر پيامک يا آنلاين
  • اعلان وضعيت هر سرويس به محض مشخص شدن آن 
  • اعلان توضيحات به سيستم


کنسول پيام کوتاه

شرکت آريا تدبير ذهن جهت سهولت ارتباط بين شرکت، نمايندگان و مشتريان بستر استفاده از سيستم پيام کوتاه را ايجاد کرده است. در همين راستا شرکت ها مي توانند از سرور پيام کوتاه شرکت استفاده کنند که استفاده از يکي از خطوط خدماتي شرکت مي باشد يا سيستم توانايي اتصال به پنل هاي پيامکي که داراي بستر وب سرويس مي باشند، را دارا مي باشد. 

برخي ويژگي هاي سيستم پيامکي:

  • امکان برنامه ريزي متن پيامک در اطلاعات پايه
  • ارسال پيامک از قسمت هاي مختلف سيستم
  • امکان دريافت پيام هاي برگشتي
  • امکان دريافت پيامک از اپليکيشن و جداسازي قسمت هاي مختلف پيامک و استفاده در پذيرش مربوطه
  • ارسال پيامک هاي هوشمند بر اساس مقادير مختلف برنامه فقط با يک دکمه


اطلاعات پايه و کدينگ اطلاعات

در کليه سيستم هاي نرم افزاري جهت گرفتن گزارشات کاربردي از سيستم و ايجاد کد براي فاکتور هاي مختلف از سيستم کدينگ اطلاعات استفاده مي کنند. نرم افزار خدمات پس از فروش ژيرا سيستم در بخش اطلاعات پايه اقدام به کدينگ فاکتورهاي مختلف در خدمات پس از فروش مي نمايد.

  • امکان کدينگ قطعات
  • امکان کدينگ دستگاه ها
  • امکان کدينگ عيوب
  • امکان کدينگ نرخ نامه و دستمزدها
  • تعريف سئوالات نظرسنجي در اطلاعات پايه
  • تعريف پيامک هاي مورد استفاده در سيستم در اطلاعات پايه
  • تعريف وضعيت هاي مختلف پيگيري در پذيرش و شکايات
  • تعريف انواع عوامل شکايت در اطلاعات پايه


نمايندگي و کارتابل نمايندگان

در شرکت هايي با سيستم فروش کشوري و شرايط نصب و گارانتي در مناطق جغرافيايي مختلف، نياز به نمايندگي در راستاي کاهش هزينه ها وجود دارد. عدم اعزام کارشناس به مناطق دور و عدم استخدام نيروي ثابت از عوامل کاهش هزينه ها مي باشد. با اين حال با اينکه جذب نمايندگي و دادن حق الزحمه به ازاي هر سرويس هزينه هاي شرکت را کاهش مي دهد ولي باز هم داراي هزينه هايي مي باشد. هزينه هايي نظير ارسال مکرر دسته فاکتور ها و قطعات داغي جهت تسويه حساب مالي، خطا در ارسال درخواست ها، گم شدن فاکتور ها، محاسبه دستي يا ورود اطلاعات در سيستم مالي و ايجاد اختلاف بين نماينده و شرکت، باعث کاهش چشمگير کيفيت خدمات و افزايش هزينه هاي نسبي مي شود. شرکت آريا تدبير ذهن با ارائه نرم افزار خدمات پس از فروش خود بر بستر وب و دادن دسترسي به نمايندگان جهت ثبت فاکتورهاي نصب و گارانتي، درخواست و خريد قطعات، قسمت زيادي از ورود اطلاعات به سيستم را بر دوش نمايندگي ها مي گذارد و شرکت ها از نظر زمان و هزينه و نيرو صرفه جويي خواهند کرد و با کاهش خطا هاي درخواست باعث افزايش کيفيت خواهد شد.

هر نماينده داراي يک پرتابل که داراي کارتابل ارجاعات، سيستم تيکت گذاري، گزارشات مالي و نظرسنجي، صدور فاکتور ها و مرکز دانلود مي باشد. در واقع با استفاده از سيستم تحت وب در نرم افزار خدمات پس از فروش، علاوه بر اينکه امکان دسترسي به سيستم از همه وسايل ارتباطي نظير موبايل، تبلت و کامپيوتر به وسيله مرورگر را فراهم مي کند، با کاهش خطا ها و هزينه ها و ارجاعات سريع کيفيت سرويس دهي و رضايتمندي در واحد خدمات را بالا برده و مشتري وفادار ايجاد ميکند.

 

صدور کارت گارانتي

کليه اقدامات نظير انجام امور گارانتي، سرويس ها و قطعات مصرفي در طول دوره گارانتي رايگان مي باشد. با صدور کارت گارانتي در واقع مدت زمان ارائه خدمات تحت گارانتي شرکت را در زمان مشخص تعريف مي کنيم. در نرم افزار خدمات پس از فروش ژيرا سيستم هر دستگاه يا تعدادي با سريال مشخص به  مدت زمان مشخص در سيستم تعريف شده و از زماني که در سيستم فاکتور نصب توسط نماينده صادر مي شود يا از زمان خروج از انبار يا فروش گارانتي دستگاه شروع مي شود. 

  • قابليت صدور گارانتي تکي و گروهي
  • امکان شروع گارانتي از زمان نصب يا فروش يا خروج از انبار
  • امکان ثبت سرويس هاي گارانتي بر روي هر دستگاه
  • امکان ثبت قطعات گارانتي دستگاه
  • امکان چاپ کارت گارانتي

 

صدور فاکتور و مديريت فاکتور

نمايندگان خدمات پس از فروش در پرتال خود صدور انواع فاکتور يا همان گزارش انجام کار را مي توانند ثبت کنند. در واقع نمايندگان به جاي ارسال فاکتور هاي نصب، فاکتور هاي گارانتي و درخواست قطعات به صورت کتبي تا تلفني، در اين بخش کليه آنها را ثبت مي کند.

در مديريت فاکتور ها که مخصوص بخش مديريت سيستم مي باشد، کليه فاکتور هاي ثبت شده قابل مشاهده، جستجو هاي مختلف و تائيد مي باشند. از ويژگي هاي اين بخش به موارد زير مي توان اشاره کرد:

  • ثبت فاکتور هاي نصب و شروع گارانتي محصول
  • ثبت فاکتورهاي تعمير گارانتي 
  • چک کردن اتوماتيک مدت زمان گازانتي براي دستگاه توسط سيستم و اجازه صدور فاکتور تعمير گارانتي
  • درخواست قطعات گارانتي
  • درخواست خريد قطعه
  • ثبت زمان و تاريخ فاکتور ها به صورت اتوماتيک از روي سرور
  • مديريت کليه فاکتور هاي نصب، گارانتي و درخواست قطعات به صورت جداگانه
  • تائييد انواع فاکتور ها در بخش مديريت و اجرت دهي به آنها
  • امکان تائيد و ابطال قطعات در پنل مديريت

 

حسابداري خدمات پس از فروش

در دنياي کسب و کار امروز و تمامي شرکت ها، واحد حسابداري از نياز هاي اساسي مي باشد. واحد خدمات پس از فروش نيز به واسطه قرارداد هاي کاري با نمايندگان يا سرويسکاران و همچنين مصرف قطعات و.... داراي حسابداري مي باشد. اما اين حسابداري مخصوص خدمات پس از فروش مي باشد و تا حدودي با حسابداري معمولي شرکت ها متفاوت است

از ويژگي هاي اين قسمت مي توان به موارد ذيل اشاره کرد:

  • امکان محاسبه فاکتور هاي نصب نمايندگان
  • امکان محاسبه فاکتور هاي گارانتي نمايندگان
  • محاسبه فروش قطعات به نمايندگان
  • ثبت دريافت و پرداخت به نمايندگان
  • امکان اجرت دهي اتوماتيک و دستي به هر سرويس
  • امکان حسابداري فروش قطعات
  • محاسبه قطعات اماني و داغي در حساب نمايندگان
  • امکان دادن گزارش هاي مالي به تفکيک فاکتور هاب نصب، فاکتور هاي گارانتي، قطعات نقدي، دريافت و پرداخت و مانده حساب به نمايندگان
  • قابليت مشاهده ريز حساب هر کدام از موارد بند قبل توسط نمايندگان


سرويس دوره اي

امروزه تنها فروش کالا و ارائه خدمات پس از فروش کامل کننده چرخه فروش و مشتري مداري نيست، بلکه در برخي از کالاهاي مصرفي واحد خدمات پس از فروش بايد همراه مشتري بوده و در از نظر فني در زمان هاي مناسب دستگاه را در جهت کارايي بهتر سرويس کند. سرويس دوره يک سرويس زمان بنده شده و گاها ممکن است طي يک قرارداد باشد که شرکت ارائه دهنده گارانتي موظف است طبق راهنماي فني محصول دز زمان هاي مشخصي که در نرم افزار خدمات پس از فروش ثبت مي شود سرويسي را ارائه دهد يا قطعه اي را تعويض کند. 

 

نظرسنجي (Happy Call)

کيفيت در خدمات پس از فروش قابل اندازه گيري و محاسبه است. از قابليت هاي نرم افزار خدمات پس از فروش آريا تدبير تبديل شاخص هاي کيفي به کميت هاي قابل اندازه گيري مي باشد. بعد از انجام هر سرويس يا خدمات ارائه شده به مشتري اين خدمات با يد از نظر مشتري قابل قبول باشد. نظرسنجي معيار اندازه گيري رضايتمندي مشتري و همچنين نمره دهي به اين واحد شرکت مي باشد.

ويژگي هاي نظر سنجي:

  • قابليت طراحي سوالات و پاسخ هاي نظر سنجي
  • امکان نمره دهي به جواب ها
  • قابليت اندازه گيري درصد رضايت مشتري براي هر سرويس بر اساس نمرات کسب شده
  • گزارش رضايتمندي کلي بر اساس نماينده از ديد مشتري
  • دخيل کردن نمره منفي شکايات و حجم کار در محاسبه درصد رضايتمندي مشتري از نمايدگي

 

انبار و عمليات انبار

سازمان هاي خدمات رسان مانند ديگر دپارتمان ها به لحاظ در گردش بودن قطعات مي بايست داراي انبار قطعات يدکي باشند. انواع انبار ها مانند انبار قطعات يدکي، انبار اماني، انبار داغي و چند انباري در اين قسمت قابل تعريف مي باشد. همچنين عمليات ارسال و دريافت قطعات، کالاي اماني و عمليات تعمير بر روي قطعه در اين بخش قابل انجام مي باشد. همچنين موجودي قطعات به همراه نقطه سفارش و حداقل و حداکثر موجودي، ثبت تامين قطعات به همراه نوع تامين آنها و گزارشات انبار از ويژگي هاي اين کنسول مي باشد.

 

گزارشات

نرم افزار خدمات پس از فروش ژيرا سيستم با قابليت گزارش گيري در بخش هاي مختلف، زمينه اخذ تصميمات اساسي را در جهت بهبود کيفيت محصولا و خدمات، فراهم مي کند. قابليت تهيه گزارشات از کليه بخش هاي سيستم به تفکيک تاريخ و انتخاب انواع فاکتور هاي دخيل در آن و گرفتن خروجي در نرم افزار اکسل از ويژگي هاي اين قسمت مي باشد. گزارشات مديريتي در خدمات پس از فروش و همچنين امکان ذخيره سازي انواع گزارشات در اين سيستم مي تواند مديريت خدمات پس از فروش را آسان تر و سريع تر کند.

 

 

 

شرکت آريا تدبير ذهن، توليد کننده نرم افزار هاي تخصصي خدمات پس از فروش در دو سطح نرم افزاري ويژه شرکت ها (ژيرا سيستم) و ويژه نمايندگي ها (سرويس يار) و همچنين توليد کننده نرم افزار هاي اختصاصي و  اپليکيشن اين افتخار را دارد تا با ارائه محصولات خود گامي بلند در جهت بهبود و توسعه صنعت توليد و فضاي کسب و کار برداشته و در جهت تعالي آن بکوشد.


برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره با ما در تماس باشید.  77546885(021)  88421529(021)